Spesso si hanno tante di quelle cose da fare e in pochissimo tempo che, capita inevitabilmente, di non riuscire a fare tutto. Altre volte ci troviamo davanti un impegno o un progetto che ci spaventa e non abbiamo il coraggio di iniziarlo. Questo comporta che molte cose, sopratutto se senza una scadenza, vengono tralasciate o eventualmente, rimandate al giorno seguente per ritrovarsi poi, oltre agli impegni giornalieri, anche quelli del giorno precedente.
In questi casi sarebbe davvero utile un metodo semplice per organizzare la giornata non è vero? La regola dei 5 minuti è proprio questo! Un metodo che ci permetterebbe di sfruttare al meglio il tempo a nostra disposizione arrivando così, alla sera, senza aver disdetto appuntamenti o aver dovuto rimandare gli obbiettivi non portati a termine.
Vi consigliamo di leggere i paragrafi che seguono perché vi sveleranno tantissime curiosità e consigli utili!
La regola dei 5 minuti per l'organizzazione della giornata
L’invenzione di questo metodo viene spesso associata all’imprenditore e fondatore della Tesla, Elon Mask. Anche Bill Gates (fondatore di Microsoft) e Kevin Systrom (fondatore di Instagram), solo per citarne alcuni, ne sono grandi fruitori.
Ma in cosa consiste la regola dei 5 minuti?
La regola dei 5 minuti consiste nella organizzazione dei compiti quotidiani e nella loro suddivisione in piccoli blocchi da 5 minuti, permettendo cosi di completare più facilmente le varie attività giornaliere ed evitare cosi la procrastinazione. A chi spaventano impegni da 5 minuti?
Ogni volta che un compito ti sembra troppo grande, lungo o stancante, scomponilo in tanti pezzetti e pensa di doverci dedicare solo cinque minuti. Psicologicamente quel compito non sarà poi cosi spaventoso o impossibile come sembrava all’inizio, e sarà molto più gratificante completarlo.
Si inizia il giorno prima organizzando quello seguente. Nulla viene deciso al momento: per sfruttare al meglio il tempo a nostra disposizione, bisogna avere uno schema ben organizzato e studiato.
Da studi fatti e dalle varie esperienze raccontate dalle persone che utilizzano questo sistema, sembrerebbe che, questa metodologia, aiuti molto nel portare a termine tutti gli impegni della giornata ma, soprattutto, il tempo non viene sprecato.
Inoltre, è interessante proprio perché ci permette di avere sempre tutto sotto controllo, di mantenere alta la concentrazione e di poter rivedere, con poca fatica, tutto quello che abbiamo fatto durante la giornata appena trascorsa. Ci si riesce a concentrare con maggiore lucidità sul lavoro.
La regola dei 5 minuti messa in pratica
Esistono vari strumenti tra digitali e cartacei. Ma noi tutti siamo amanti della carta e del gesto fisico e istintivo di scrivere non è vero? Avrete bisogno allora di un taccuino o quaderno su cui poter scrivere (consigliamo uno a puntini in stile Bullet Journal per la creazione facile di griglie e tabelle).
È importante però che, quest’ultimo, sia dedicato solo ed esclusivamente a questa attività. Non bisogna assolutamente confondere il metodo dei 5 minuti con altri appunti che non centrano assolutamente nulla con esso.
Iniziate scrivendo una lista: appuntate tutto quello che dovreste fare durante la vostra giornata e, accanto alle attività elencate, scrivete anche quanto tempo vi occorre per svolgerle. Ad esempio, il tempo che serve per completare un lavoro, il tempo per ordinare in casa, piccoli obiettivi di attività fisica ecc…Questa lista vi permetterà di indagare e capire tutti i compiti da fare durante la settimana e quanto tempo vi serve per completarli.
Ora, potete organizzare il vostro taccuino o quaderno in settimane o in giorni e suddividere ogni singolo compito che avete definito nella lista precedente, in una serie di mini blocchi da 5 minuti. Ad esempio per riordinare una stanza impieghi 30 minuti? Dedica una pagina per quel compito con 6 blocchi da 5 minuti.
Qual’è la magia? Questo è un ottimo modo per iniziare un compito scoraggiante o un progetto molto importante. Con un piccolo impegno di 5 minuti andrete a superare quella barriera psicologica tipica della procrastinazione e ad un certo punto vi troverete addirittura coinvolti e immersi nel completamento di tutti i vostri compiti.
Poiché una volta che incominciamo la sfida, il nostro cervello vuole continuare a sentire quella bellissima sensazione del completamento, quella soddisfazione nel portare a termine qualcosa, e del essere riusciti ad alleggerire la nostra lista di cose da fare.
KONOBOOKS TIPS - CONSIGLI PRATICI
Per un'organizzazione pratica del vostro taccuino, potreste utilizzare 1/2 pagine per una panoramica generale della settimana. Cosi da avere sempre in bella vista tutti i compiti da fare. Le successive pagine invece potreste utilizzarle per ogni singolo compito, suddiviso in blocchi da 5 minuti.
Imparare a sfruttare bene il proprio tempo
Questo è un metodo molto schematico e preciso. Inizialmente potrebbe sembrare complicato avere tutto scandito nel dettaglio, in realtà però, è un sistema che aiuta moltissimo a non perdere tempo o peggio, a sfruttarlo male per via delle tante distrazioni che abbiamo.
Elon Mask infatti, racconta che è importante dare ad ogni attività il giusto peso, non tutto deve per forza essere svolto subito. È fondamentale infatti stabilire delle priorità, solo così saremo poi in grado di seguire, a tempo indeterminato, una sana organizzazione. Prendiamo in esame alcune attività esplicative.
Social
I social, purtroppo, monopolizzano il tempo di tutti noi. Per cui, a meno che non siano parte integrante del nostro lavoro, bisogna saperli gestire nei tempi giusti.
Quando si lavora o si stanno facendo delle specifiche attività giornaliere, non possiamo prendere il cellulare e passare un’ora di tempo solo sfogliando foto. Non è una cosa sbagliata, il relax è fondamentale per tutti noi, ma non mentre si è impegnati a portare a termine gli obbiettivi della giornata.
Stabilite piuttosto una mezz’ora della vostra giornata dove poter rilassarvi guardando video o contenuti social. Sapere che lo si può fare in un dato momento della giornata, sarà per noi, molto più produttivo.
Le email coinvolgono un po’ tutti noi, che siano esse a scopo lavorativo o a scopo personale, tutti noi le inviamo e, altrettanto tutti noi, le riceviamo. In questo caso, è importante, quando compiliamo la nostra colonna delle cose da fare, stabilire una determinata fascia oraria dove poterle leggere e poter rispondere alla corrispondenza.
Questa è una vera e propria mansione per cui, ha bisogno di una sua tempistica. Se ci arriva una mail mentre stiamo – ad esempio, per chiamare un cliente – e rispondiamo, la telefonata subirà un ritardo e, via via, tutto il resto sarà rimandato. Quindi, è possibile riuscire a far tutto, l’importante è, senza dubbio, sapersi organizzare al meglio!
Metodo dei 5 minuti: non solo impegni
Ottimizzare bene la giornata ci permette di sfruttare bene il tempo che abbiamo a nostra disposizione e di poterci dedicare anche al relax, alla famiglia ed agli amici.
Lavorare in modo ossessivo e compulsivo, non farà di noi persone realizzate. La frustrazione si ripercuote soprattutto sul lavoro per cui, se vogliamo essere produttivi, sarà giusto dare, alla nostra mente, anche lo svago e la spensieratezza.
È impensabile pensare di essere produttivi venti ore su ventiquattro.
L’organizzazione del metodo dei 5 minuti permette proprio questo e cioè, di ottimizzare il tempo, di essere organizzati, di portare a termine i nostri impegni giornalieri ed i nostri obbiettivi ma, anche, di essere sereni grazie alla libertà di staccare la mente.
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